ในบทนี้จะกล่าวถึงการนำเสนอข้อมูลลงในสไลด์ด้วยกราฟแผนผัง เพื่อทำให้งานพรีเซนเตชั่นดูเข้าใจง่ายและน่าสนใจมากขึ้น
7.1 การสร้างกราฟลงในสไลด์
เนื่องจากไม่สามารถสร้างกราฟได้จากโปรแกรม PowerPoint โดยตรง แต่จะต้องเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Graph ซึ่งเป็นโปรแกรมย่อยสำหรับทำหน้าที่นี้โดยเฉพาะ ในบทนี้จะกล่าวถึงการนำเสนอข้อมูลลงในสไลด์ด้วยกราฟแผนผัง เพื่อทำให้งานพรีเซนเตชั่นดูเข้าใจง่ายและน่าสนใจมากขึ้น
1. Click mouse เลือกไอคอน มุมมอง เพื่อเปลี่ยนให้อยู่ในมุมมอง Normal View
2. Click mouse เลือก ไอคอน กราฟ หรือคำสั่ง Insert>Chart (แทรก>แผนผัง)
3. ใส่ข้อมูลต่างๆ ในตาราง เช่น ชื่อแถว ชื่อคอลัมน์ ตัวเลข เป็นต้น
4. Click mouse ส่วนใดๆ ของสไลด์นอกบริเวณกราฟ
1. ส่วนประกอบต่างๆ ของกราฟ
ส่วนประกอบต่างๆ ของกราฟจะช่วยให้อ่านข้อมูลได้เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น ดังนี้
2. การกรอกและแก้ไขข้อมูลใน Datasheet
การจัดทำข้อมูลที่เป็นกราฟสถิติต่างๆ นั้นจะต้องปรับปรุงแก้ไขให้แสดงข้อมูลที่ใหม่เสมอ ซึ่งมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
1. เลื่อนลูกศรไปที่กราฟแล้ว Double Click จะเกิดกรอบล้อมรอบกราฟและเข้าโปรแกรม Microsoft Graph โดยอัตโนมัติ
2. แก้ไขข้อมูลในตาราง Datasheet ซึ่งจะเกิดผลโดยตรงต่อกราฟด้วย ซึ่งการกรอกข้อมูลคล้ายกับการป้อนข้อมูลในโปรแกรม Excel
3. Click mouse ส่วนใดๆ ของสไลด์นอกเหนือบริเวณกราฟ
3. การ Import File ลงในตารางข้อมูล
การ Import File ลงในตารางข้อมูล คือ การดึงเอาไฟล์ในโปรแกรมอื่นที่มีลักษณะการจัดทำตารางข้อมูลเช่นเดียวกันมาใส่ในตารางข้อมูล Microsoft Graph ตัวอย่างเช่น การ Import File จาก Microsoft Excel วิธี Import File มีขั้นตอนดังนี้
1. เลื่อนลูกศรไปที่กราฟแล้ว Double Click จะเกิดกรอบล้อมรอบกราฟ และเข้าโปรอกรม Microsoft Graph โดยอัตโนมัติ
2. เลือกคำสั่ง Edit> Import File …(แก้ไข>นำเข้าแฟ้ม) จะปรากฏหน้าต่าง Import File ซึ่งมีไว้สำหรับเลือกไฟล์ที่จะลงใส่ลงใน Datasheet ของ Microsoft Graph
3. เลือกไฟล์ที่ต้องการ
4. Click mouse ปุ่ม Open จะปรากฏหน้าต่าง Import Data Options
5. Click mouse เลือก Sheet ที่เก็บข้อมูล
6. กำหนดให้เขียนทับ Datasheet เดิม หากเลือกที่ Overwrite existing cells ซึ่งเป็นการ Import File สามารถเลือกได้ว่าจะนำมาทั้ง Sheet โดย Click เลือก Entire Sheet หากต้องการนำบางส่วนให้ Click เลือก Range
7. Click mouse ปุ่ม OK ข้อมูลที่ดึงเข้ามาจะถูกใส่ใน Datasheet เรียบร้อย
8. ข้อมูลในตารางจะเป็นจ้อมูลเดียวกันกับไฟล์ Excel
9. กราฟจะแสดงข้อมูลจาก Datasheet ที่เลือกจากไฟล์ Excel
4. การเปลี่ยนชนิดของกราฟ
เราสามารถเปลี่ยนชนิดของกราฟที่แสดงได้ใน Microsoft Graph โดยมีให้เราเลือกได้หลายแบบ
1. เลื่อนลูกศรไป Double click ที่กราฟ จะเกิดกรอบล้อมรอบกราฟและเข้าโปรแกรม Microsoft Graph โดยให้อัตโนมัติ
2. เลือกคำสั่ง Chart>Chart Type… (แผนภูมิ>ชนิดแผนภูมิ)
3. Click mouse ที่แท็บ Standard Types เพื่อเลือกรูปแบบสไตล์กราฟมาตรฐาน
4. Click mouse เลือกประเภทของสไตล์กราฟ จะปรากฏรูปแบบกราฟในสไตล์ให้เลือก
5. Click mouse เลือกสไตล์กราฟ
6. Click mouse ปุ่ม Press and Hold to View Sample ค้างไว้ เพื่อดูภาพตัวอย่าง
7. Click mouse ปุ่ม OK
8. หลังจากนั้นจะปรากฏรูปภาพตามแบบที่เลือกไว้
5. การเพิ่มชื่อเรื่อง/ชื่อแกนให้กราฟ
1. Double click รูปกราฟที่ต้องการเพิ่มชื่อเรื่องและชื่อแกน
2. ใช้คำสั่ง Chart>Chart Options
3. Click เลือกแท็บ Title พิมพ์ข้อความลงในช่อง
Chart Title : ชื่อเรื่อง
Category X axis : ประเภทข้อมูลในแกน X
Value z : จำนวนข้อมูล
4. Click mouse ปุ่ม OK
7.2 การตกแต่งกราฟ
เราสามารถทำให้กราฟที่สร้างนั้น ดูเข้าใจง่ายและสวยได้โดยการเสริม เพิ่ม เติม แต่ง ลักษณะ และสีสันต่างๆ ได้ดังนี้
1. การใส่เส้นกำหนด และคำอธิบายกราฟ
การใส่เส้นกำหนดและคำอธิบายกราฟนั้นจะช่วยให้เราอ่านข้อมูลได้เข้าใจดีขึ้น และเราสามารถทำการเส้นกำหนด และคำอธิบายกราฟได้ดังนี้
1. เลื่อนลูกศรไป Double click ที่กราฟ จะเกิดกรอบล้อมรอบกราฟและเข้าโปรแกรม Microsoft Graph ให้โดยอัตโนมัติ
2. Click mouse
- สำหรับใส่เส้นเพื่อช่วยในการดูประเภทข้อมูล
- สำหรับใส่เส้นช่วยในการอ่านค่าข้อมูล
- สำหรับแสดง/ไม่แสดงคำอธิบายกราฟ (Legend)
2. การเพิ่มสีสันให้กับกราฟ
สำหรับกราฟที่มีข้อมูลและตัวแปรจำนวนที่มากขึ้นนั้น จะนำให้การอ่านข้อมูลดูแล้วเข้าใจยาก แต่เราสามารถตกแต่งในแต่ส่วนของกราฟได้ เช่น ขนาดของเส้นกราฟ สีของแท่งกราฟ กำหนด Label เป็นต้น ซึ่งช่วยให้การอ่านและความเข้าใจในข้อมูลนั้นง่ายขึ้น โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. เลือกกราฟโดย Double click ที่กราฟ ซึ่งจะเป็นการเข้าโปรแกรม Microsoft Graph
2. เลื่อนลูกศรไปยังตำแหน่งของกราฟที่จะแก้ไข เช่น แท่งกราฟแท่งใดแท่งหนึ่งแล้ว Double click
3. แก้ไขรูปแบบของกราฟใน Format Data Series ไดอะล็อกซ์ เช่น สี, เส้นขอบ
4. Click mouse ปุ่ม OK
5. ผลลัพธืสีของแท่งกราฟจะเปลี่ยนเป็นสีที่ได้แก้ไขใหม่
7.3 แผนผังองค์กร
เป็นแผนผังแสดงชื่อและตำแหน่งของพนักงานภายในองค์กร รวมทั้งสายการบบังคับบัญชา ซึ่งเราสร้างโดยใช้โปรแกรม Microsoft Organization Chart ซึ่งเป็นโปรแกรมย่อยสำหรับสร้างผังองค์กรโดยเฉพาะ
1. เพิ่มสไลด์แผ่นใหม่โดย Click mouse ปุ่ม New Slide หรือเลือกคำสั่ง Insret>New Slide (แทรก>สร้างภาพนิ่ง)
2. เลือก Auto layout ที่เป็นผังองค์กรในหน้าต่างงาน Slide Layout
3. เลื่อนลูกศรไปในบริเวณผังองค์กรแล้ว Double click
4. ปรากฏหน้าจอ Diagram Gallery ให้ Click mouse เลือกการสร้างผังองค์กร
5. Click mouse ปุ่ม OK
6. กรอกข้อมูลในผังองค์กร เช่น ชื่อ ตำแหน่ง เป็นต้น โดยเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้ว Click mouse เลือกตำแหน่งกรอกข้อมูล ชื่อ และตำแหน่ง
7. Click mouse ในบริเวณที่ว่างด้านนอกเพื่อออกจากหน้าจอการสร้างผังองค์กร จากนั้นจะได้ผังองค์กรที่เราต้องการ
1. การสร้างและแก้ไขแผนผังองค์กร
เครื่องมือที่ใช้ในการเพิ่มและแก้ไขตำแหน่งต่างๆ ในผังองค์กรที่มี Microsoft Organization Chart มีดังนี้
2. การเพิ่มตำแหน่งในแผนผังองค์กร
ในปกติโปแกรม Microsoft Organization Chart จะเริ่มต้นสร้างผังองค์กรที่ประกอบด้วยบุคลากรจำนวน 4 ตำแหน่ง และเราสามารถเพิ่มตำแหน่งบุคลากรลงในผังองค์กรได้ ดังนี้
1. เลื่อนลูกศรไปที่ผังองค์กรแล้ว Click mouse ตรงตำแหน่งที่จะเพิ่มผู้ช่วย และจะปรากฏเครื่องมือ Organization Chart
2. Click mouse เลือก Assistant สำหรับเพิ่มผู้ช่วย
3. Click mouse ตรงตำแหน่งที่เพิ่มผู้ช่วย เพื่อกรอกข้อมูล ได้แก่ ชื่อ และตำแหน่ง
4. ได้ผลลัพธ์ของการเพิ่มตำแหน่งในผังองค์กรตามต้องการ
3. การปรับเปลี่ยนย้าย
ถ้ามีการปรับเปลี่ยนโยกย้ายตำแหน่ง เราก็สามารถแก้ไขผังองค์กรได้อย่างง่ายๆ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ เพียงให้เรา Click mouse กรอบตำแหน่งที่ต้องการย้าย และ Drag mouse มายังตำแหน่งใหม่แล้วปล่อยเมาส์
4. การเปลี่ยนสไตล์แผนผังองค์กร
การวางโครงสร้างทีมงานที่จะทำงานนั้น เราจะต้องวางให้เหมาะสมกับงานและจำนวนคน ซึ่งเราสามารถที่จะวางโครงสร้างที่เป็นผังองค์การให้เหมาะสมด้วยสไตล์แบบต่างๆ ดังนี้
1. เลื่อนลูกศรไปที่ผังองค์กรแล้ว Cllick mouse จะเกิดกรอบล้อมรอบผังองค์กรและจะปรากฏเครื่องมือ Organization Chart
2. Cllick mouse เลือกสไตล์ขององค์กรตามต้องการ
3. ผังองค์กรจะจัดเป็นรูปแบบใหม่
สรุปท้ายบท
ในบทนี้ทำให้เราสามารถสร้างกราฟเพื่อช่วยในการเปรียบเทียบข้อมูล โดยเราสามารถเลือกชนิดของกราฟให้เหมาะสมกับข้อมูลของเรา และการจัดวางองค์ประกอบต่างๆ ในกราฟให้ดูง่ายน่าสนใจ รวมทั้งการสร้างแผนผังบุคลากร ที่นำเสนอถึงทีมงาน หรือผู้ร่วมงานในโครงการที่เรานำเสนอนั้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น