วันศุกร์ที่ 11 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2554

บทที่ 10 การนำเสนองาน

หลังจากที่ได้สร้างและตกแต่งสไลด์  และจัดองค์ประกอบต่างๆ  ในงานพรีเซนเตชันพร้อมแล้ว  ต่อไปก็ถึงเวลานำเสนองานพรีเซนเตชัน
10.1  การสร้าง  Summary  Slide
Summary  Slide  คือ  การรวบรวมหัวข้อของแต่ละสไลด์ที่ได้กำหนดลงในสไลด์แผ่นเดียว  ซึ่ง  Summary  Slide  เป็นบันทึกย่อที่ใช้เก็บข้อมูลที่ต้องการอ้างถึงในระหว่างการนำเสนอ  การสร้าง  Summary  Slide  ทำได้ดังนี้

1.       Click  mouse  ที่ปุ่ม  มุมมองปกติ  หรือ  ไอคอนตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง  เพื่อเปลี่ยนมุมมองเป็น  Normal  View   หรือ  Slide  Sorter  View  ตามลำดับ  ในที่นี้ขอยกตัวอย่างโดยเลือก    Slide  Sorter  View 
2.       Click  mouse  เลือกสไลด์ที่ต้องการใส่หัวข้อนั้นลงใน  Summary  Slide  ในขณะเลือก  ให้กดปุ่มคีย์บอร์ด  <Shift>  ค้างไว้ด้วย  หรืออาจใช้วิธี  Drag  mouse  ให้ครอบคลุมสไลด์ที่ต้องการได้
3.       Click  mouse  ที่ปุ่ม  Summary  Slide  Button  จะเกิดสไลด์แผ่นใหม่ที่รวบรวมหัวข้อสไลด์แต่ละแผ่น  ซึ่งเราใช้สรุปประเด็นที่จะนำเสนอในงานพรีเซนเตชันนี้ได้
10.2   การสร้างบันทึกย่อ
                การสร้างบันทึกย่อจะช่วยให้ผู้บรรยายสามารถจดจำลำดับหัวข้อในการบรรยาย  และควบคุมเนื้อหารวมถึงเนื้อหาในการบรรยายได้เป็นอย่างดี




1.       Click  mouse  เลือกคำสั่ง  View>Notes  Page  (มุมมอง>หน้าบันทึกย่อ)  จะปรากฏแผ่นสไลด์อยู่ด้านบน  และกล่องข้อความสำหรับพิมพ์บันทึกย่ออยู่ด้านล่าง
2.       Click  mouse  ที่กรอบสี่เหลี่ยมด้านล่าง  แล้วพิมพ์ข้อความบันทึกย่อได้ตามต้องการ

   ในระหว่างที่เรากำลังนำเสนองานพรีเซนเตชันอยู่นั้น  เราสามารถเปิดข้อความบันทึกย่อเพื่อจะช่วยให้จดจำลำดับหัวข้อการบรรยายได้  โดย  Click  mouse  ปุ่มขวาและเลือกคำสั่ง  Speaker  Notes  จะแสดงหน้าต่างของข้อความบันทึกย่อ
10.3    การสร้างเอกสารประกอบการบรรยาย
                ในการนำเสนองานนั้น  จะต้องมีเอกสารประกอบการบรรยายสำหรับผู้ฟัง  ซึ่งเราสามารถใช้  PowerPoint จัดทำให้โดยอัตโนมัติ โดยกำหนดจำนวนสไลด์ที่จะพิมพ์ได้ว่าจะประกอบด้วย 2, 3 หรือ 6 แผ่นสไลด์อยู่ในหนึ่งหน้าเอกสาร ดังนี้

1.       Click  mouse เลือกคำสั่ง  View>Master>Handout  Master  (มุมมอง>ต้นแบบ>ต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย)  จะปรากฏแถบเครื่องมือ  Handout  Master (ต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย)
2.       Click  mouse  กำหนดรูปแบบเอกสารประกอบการบรรยาย  ดังนี้
§       พิมพ์  1  สไลด์ต่อหน้า
§       พิมพ์  6  สไลด์ต่อหน้า
§       พิมพ์  2   สไลด์ต่อหน้า
§       พิมพ์  9  สไลด์ต่อหน้า
§       พิมพ์  3  สไลด์ต่อหน้า
§       แสดงการจัดตำแหน่งของเค้าร่าง  เหมือนในมุมมอง  Outline
§       พิมพ์  4  สไลด์ต่อหน้า
§       แสดง/กำหนดเค้าโครงสำหรับใส่  วันที่  เลขหน้าสไลด์  ข้อความบนหัวสไลด์  และท้ายเอกสารประกอบคำบรรยาย
§       Close  Master  View  ปิด  Master  View
                เมื่อเราได้สร้างเอกสารประกอบการบรรยายเสร็จแล้ว  เราสามารถพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยายนี้ให้กับผู้ฟังการบรรยายได้  โดยเอกสารที่พิมพ์ออกมานั้นจะมีรูปแบบตามที่เรากำหนดจากภาพตัวอย่างจะมีรูปแบบเท่ากับการพิมพ์  4  สไลด์ต่อหน้า  สำหรับการสั่งพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย  จะขอกล่าวในตอนต่อไป

10.4  ตรวจสอบงานก่อนพิมพ์ด้วย  Print  Preview
                Print  Preview  เป็นการตรวจสอบสไลด์ที่เป็นเอกสารประกอบการบรรยายสำหรับผู้เข้าชม  และเอกสารบันทึกย่อที่รวมข้อสำคัญสำหรับวิทยากร  โดยจะแสดงผลลัพธ์ที่ได้อยู่บนหน้าจอเหมือนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทุกประการ  เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบความถูกต้อง  และแก้ไขข้อผิดพลาดได้ก่อนสั่งพิมพ์จริง



1.       Click  mouse  ปุ่มไอคอน  Print  Preview  ในแถบเครื่องมือเพื่อเข้าสู่  Print  Preview
2.       เราสามารถดูรายละเอียดได้ด้วยการขยายหน้ากระดาษส่วนที่เราต้องการให้ใหญ่ขึ้นโดยเลื่อนไป  Click  mouse  บริเวณที่ต้องการ  ถ้าต้องการกลับไปดูข้อมูลแบบเต็มหน้ากระดาษก็ให้  Click  mouse  อีกครั้งหนึ่ง
สำหรับความหมายของปุ่มต่างๆ  ในแถบเครื่องมือ  Print  Preview  มีดังนี้



เมื่อเรา  Click  mouse  ปุ่ม  สามเหลี่ยมเล็กๆ  สีดำ  จากช่อง  Print  What  ก็จะแสดงรายการให้เราเลือกสิ่งที่ต้องการจะพิมพ์  โดยมีตัวเลือกต่างๆ  ดังนี้
ตัวเลือก
คำอธิบาย
Slide
Handout







Note  pages
Outline  View
ให้พิมพ์สไลด์
ให้พิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับแจกผู้ฟัง  ซึ่งกำหนดคุณสมบัติของการพิมพ์ที่อยู่ในกรอบ  Handouts  เพิ่มเติม  ดังนี้
     1  Slide  peer  page                       พิมพ์  1  สไลด์ใน  1  หน้า
     2  Slide  peer  page                       พิมพ์  2  สไลด์ใน  1  หน้า
     3  Slide  peer  page                       พิมพ์  3  สไลด์ใน  1  หน้า
     4  Slide  peer  page                       พิมพ์  4  สไลด์ใน  1  หน้า
     6  Slide  peer  page                       พิมพ์  6  สไลด์ใน  1  หน้า
     9  Slide  peer  page                       พิมพ์  9  สไลด์ใน  1  หน้า
ให้พิมพ์บันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย
พิมพ์ข้อความในมุมมอง  Outline


นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดค่าต่างๆ  ก่อนที่จะสั่งพิมพ์ได้  โดยกำหนดตัวเลือกดังนี้
ตัวเลือก
คำอธิบาย
Hander  aqnd  Footer
Color/Grayscale
Scale  to  Fit  Paper
Frame  Slide
Print  Order
ใส่ข้อมูลในหัวกระดาษ  และท้ายกระดาษ
กำหนดโหมดสีของสไลด์  เป็นภาพสีหรือขาวดำ
กำหนดให้ขนาดสไลด์ขยายพอดีกับหน้ากระดาษ
กำหนดให้มีเส้นกรอบล้อมรอบสไลด์
การวางลำดับของสไลด์  คือ  Horizonal  พิมพ์จัดวางลำดับไปทางแนวนอน  ส่วน  Vertical  พิมพ์จัดวางลำดับไปทางแนวตั้ง


10.5  งานพรีเซนเตชั่นกับการพิมพ์
                เมื่อได้เตรียมตัวพร้อมแล้ว  หากต้องการพิมพ์งานพรีเซนเตชั่นออกทางเครื่องพิมพ์โปรแกรม  PowerPoint  ช่วยพิมพ์ส่วนต่างๆ  ได้  ไม่ว่าจะเป็นสไลด์  บันทึกย่อสำหรับผู้พูด  หรือเอกสารสำหรับพิมพ์แจกให้ผู้ฟัง  ซึ่งในการพิมพ์เอกสารต่างๆ  เหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากที่จะใช้ประกอบในการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น  โดยการสั่งพิมพ์  มีขั้นนตอนดังนี้



1.       เลือกคำสั่ง  File>Print  (แฟ้ม>พิมพ์)  หรือกดปุ่ม  <Ctrl+P>
2.       เลือกชนิดเครื่องพิมพ์  ซึ่งต้องตรงกับเครื่องพิมพ์ที่ต่ออยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา
3.       แสดงกลุ่มตัวเลือก  Print  range  ให้เรากำหนดลำดับของสไลด์ที่ต้องการจะพิมพ์
§       All                                  พิมพ์สไลด์ทั้งหมด
§       Current  Slide           พิมพ์สไลด์ที่กำลังแสดงอยู่
§       Selection                      พิมพ์สไลด์ที่เลือกไว้
§       Custom  Show           พิมพ์สไลด์ที่เลือกไว้เป็นชุด
§       Slides                            พิมพ์สไลด์ตามลำดับที่ระบุไว้
4.       กำหนดจำนวนชุดเอกสารที่จะพิมพ์ในช่อง  Copies
5.       เลือกลักษณะการเรียงพิมพ์ได้  2  แบบ  คือ
-          พิมพ์แบบเรียงหน้าจนหมดทีละชุด
-          พิมพ์แบบที่ละหน้าตามจำนวนชุดที่สั่ง
6.       ในกรอบ  Print  What:  (สิ่งที่พิมพ์)  ให้เลือกสิ่งที่ต้องการสั่งให้พิมพ์จากช่องรายการ  โดยสามารถดูภาพตัวอย่างได้จากหัวข้อที่ผ่านเรื่องมา  “ตรวจสอบงานก่อนพิมพ์ด้วย  Print  Preview
§       Slide                              ให้พิมพ์สไลด์
§       Note  Pages                 ให้พิมพ์บันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย
§       Handout                      ให้พิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับแจกผู้ฟังซึ่งจะต้องกำหนด
                                        คุณสมบัติของการพิมพ์ที่อยู่ในกรอบ  Handouts  เพิ่มเติมดังนี้
Slides  per  page       กำหนดจำนวนของสไลด์ที่จะพิมพ์อยู่ในหนึ่งหน้า
Order                            การวางลำดับของสไลด์  คือ  Horizontal  พิมพ์จัดวางลำดับไปทาง                                                แนวนอน  ส่วน  Vertical  พิมพ์จัดวางลำดับไปทางแนวตั้ง
§         Outline  View           พิมพ์ข้อความในมุมอง  Outline
7.       Click  mouse  ปุ่ม  OK  หลังจากนั้นก็จะได้เอกสารจากการพิมพ์
10.6  การตั้งเวลาในการบรรยายสไลด์
                ก่อนที่จะพรีเซนงานเราควรทำการซักซ้อมการบรรยายและนำเสนอสไลด์  เพื่อควบคุมเวลาในการนำเสนอให้เป็นไปอย่างเหมาะสม  โดยใช้  PowerPoint ช่วยนับเวลาในการนำเสนอของสไลด์ในแต่ละแผ่นและทั้งหมด

1.       เลือกคำสั่ง  Slide Show>Rehearse  (นำเสนอภาพนิ่ง>ทดสอบการใช้เวลา)  ปรากฏหน้าจอการแสดงสไลด์  ให้เราเริ่มบรรยายตามบทที่เตรียมไว้  โดยที่แถบคำสั่ง Rehearsal  จะช่วยเราในการนับเวลาของการนำเสนอได้  ดังนี้

10.7  การบันทึกเสียงประกอบการบรรยาย
                หากเราไม่ต้องนำเสนองานพรีเซนเตชั่นด้วยการบรรยายเสียงสดๆ  สามารถทำได้โดยการบันทึกเสียงการบรรยายประกอบกับการนำเสนอสไลด์เข้าด้วยกัน  เมื่อนำเสนองานอีกครั้งก็จะแสดงสไลด์พร้อมกับคำบรรยายได้สมบูรณ์
                ก่อนที่เราจะบันทึกเสียงคำบรรยายนั้น  เราต้องติดตั้งและทดสอบอุปกรณ์ที่ใช้ในการบันทึกเสียงให้พร้อม  คือ  ซาวนด์การ์ด  ไมโครโฟน  และลำโพง  แล้วเริ่มบันทึกคำบรรยายได้ดังนี้



1.       เลือกคำสั่ง  Slide  Show>Record  Narration  (นำเสนอภาพนิ่ง>บันทึกคำบรรยาย)
2.       จะแสดงหน้าจอของการบันทึกคำบรรยาย  ซึ่งแสดงข้อมูลต่อไปนี้
§       Quality:                                      คุณภาพของเสียง
§       Disk  use:                                   พื้นที่ดิสก์ที่ใช้บันทึกต่อวินาที
§       Free  disk  space:                    พื้นที่ว่างบนดิสก์
§       Max  record  time:                 เวลาที่สามารถทำการบันทึกได้มากที่สุด
3.       Click  mouse  ที่ปุ่ม  Set Microphone Level…  เพื่อเข้าสู่หน้าต่างของการปรับระดับความดังของเสียงจากไมโครโฟน  ใช้เมาส์เลื่อนสไลด์เพื่อปรับระดับความดังของสียง  แล้ว  Click  mouse  ที่ปุ่ม  OK
4.       Click  mouse  ที่ปุ่ม  Change Quality…  เพื่อเข้าสู่หน้าต่างสำหรับการปรับคุณภาพของเสียง  ซึ่งมีตัวเลือกดังนี้
§       Name:  กำหนดคุณภาพในการบันทึกเสียง  ประกอบด้วยตัวเลือก
        CD Quality                          จะมีคุณภาพเสียงดีที่สุด (ระดับเสียงจากซีดี)
        Radio Quality                      จะมีคุณภาพเสียงอยู่ในระดับกลาง (ระดับเสียงจากวิทยุ)
        Telephone Quality             จะมีคุณภาพเสียงต่ำ (ระดับเสียงจากโทรศัพท์)
§       Format:  รูปแบบไฟล์เสียงที่ใช้ (โดยปกติใช้แบบ PCM ก็ได้)
§       Attributes:  กำหนดระดับคุณภาพเสียง  คือ  สเตอริโอ/โมโน,  ความถี่เสียง  และขนาดการบันทึกข้อมูลที่  8  บิต/16  บิต  ซึ่งค่าเหล่านี้จะมีผลต่อขนาดของไฟล์เสียงที่ได้ (ถ้าเรากำหนดบันทึกเสียงให้ใกล้เคียงต้นฉบับ  ไฟล์เสียงที่ได้จะมีขนาดใหญ่กว่า)
เมื่อกำหนดค่าต่างๆ  เสร็จแล้วให้  Click  mouse  ปุ่ม  OK
5.       Click  mouse  ปุ่ม  Browse…  เพื่อกำหนดตำแหน่งที่ใช้เก็บไฟล์เสียงที่ได้จากการบันทึก
6.       เนื่องจากปกติเสียงที่บันทึกไว้จะถูกเก็บรวมไว้ในไฟล์งานพรีเซนเตชั่น  หากไฟล์มีขนาดใหญ่มากๆ  จะทำให้ไฟล์เสียได้  ดังนั้น  Click  mouse  เลือก ถูก  Link narrations in:  เพื่อบันทึกเสียงแยกเก็บไว้เป็นไฟล์ของสไลด์ในแต่ละแผ่น  และเราสามารถซ่อมเสียงที่บันทึกแยกออกไปได้สะดวกยิ่งขึ้น
Click  mouse  ปุ่ม  OK  ก็จะปรากฏหน้าจอของการนำเสนอสไลด์ซึ่งโปรแกรมจะเริ่มบันทึกเสียง  และให้เราพูดบรรยายนำเสนองานได้  ในระหว่างที่บันทึกอยู่นั้นเราสามารถหยุดการบันทึกเสียงไว้ชั่วขณะ  โดยการ  Click  mouse  ปุ่มขวา  และเลือกคำสั่ง  Pause  Narration


1.       เมื่อบันทึกเสียงทุกสไลด์แล้ว  จะแสดงข้อความให้ทราบว่าคำบรรยายได้ถูกบันทึกไว้กับแต่ละสไลด์แล้ว  และให้เรายืนยันว่าจะบันทึกกากำหนดเวลาสไลด์ด้วยหรือไม่  ให้  Click  mouse  ปุ่ม  Save
2.       แสดงไอคอนให้ทราบว่าเป็นสไลด์ที่ได้บันทึกเสียง  และเมื่อเรานำเสนองานพรีเซนเตชั่นก็จะแสดงทั้งภาพ  และเสียงเหมือนกับที่ได้บันทึกไว้อย่างสมบูรณ์
10.8  การนำเสนองานพรีเซนเตชั่น
                เมื่อเราได้สร้าง  และเตรียมงานพรีเซนเตชั่นไว้เรียบร้อยแล้ว  ขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น  โดยการควบคุมการแสดงผลหน้าจอในขณะทำการพรีเซน  เช่น  การใช้ปากกา  การเปลี่ยนไปยังสไลด์แผ่นที่ต้องการ
1.  การแสดงสไลด์ด้วยมุมมอง  Slide  Show
                การแสดงสไลด์โดยใช้คอมพิวเตอร์นั้น  เราสามารถทำได้ง่ายๆ  ดังนี้  เลือกคำสั่ง  Slide  Show>View  Show  (นำเสนอภาพนิ่ง>ชมการนำเสนอ)  หรือ  Click  mouse  ที่ปุ่มไอคอน  การนำเสนอภาพนิ่ง




2.  การเปลี่ยนแผ่นสไลด์ในขณะนำเสนอ
                ในขณะแสดงสไลด์อยู่นั้น  เราสามารถกำหนดว่าจะเปลี่ยนสไลด์ไปยังแผ่นใดก็ได้ดังนี้
เปลี่ยนเป็นแผ่นถัดไป  (Next) /  แผ่นก่อนปัจจุบัน (Previous)



การเปลี่ยนสไลด์ที่ต้องการจากหัวเรื่อง
                ในระหว่างนำเสนองานพรีเซนเตชั่นอยู่นั้น  อาจจะมีบางครั้งที่เราต้องการบรรยายอ้างอิงถึงเนื้อหาที่ไม่อยู่ในลำดับที่ว่างไว้  เราสามารถกระโดดข้ามไปยังสไลด์ที่ต้องการ  ทำให้มีความสะดวกและรวดเร็วขึ้น  ดังนี้



3. การใช้ลูกศรและปากกาเน้นจุดสำคัญ
                ในปกติเราจะใช้ลูกศรเป็นตัวชี้ประกอบการบรรยาย  แต่ถ้าเราต้องการจะขีดเขียนข้อความหรือรูปต่างๆ เพื่อเน้นส่วนที่กำลังนำเสนออยู่ให้น่าสนใจยิ่งขึ้น  โดยการเปลี่ยนตัวชี้ให้เป็นปากกาได้ดังนี้

ถ้าต้องการเปลี่ยนสีปากกา
                ให้  Click  mouse  ปุ่มขวาที่จอภาพขณะแสดงสไลด์  เลือก  Pointer Option>Pen Color>เลือกสีปากกา
(เลือกตัวชี้>สีปากกา>เลือกสีปากกา)
4.  การออกจาก  Slide Show
                การออกจากการแสดงสไลด์ในมุมมอง  Slide Show  ทำได้ง่ายๆ  คือกดปุ่มคีบอร์ด <Esc>  หรือ  Click  mouse ปุ่มขวาแล้วเลือก  End Show

สรุปท้ายบท
                บทสุดท้ายนี้เป็นการนำเสนองาน  จัดว่าเป็นเรื่องหนึ่ง  ที่ผู้นำเสนองานจะต้องเตรียมพร้อมในเรื่องการเตรียมตัว  การสร้างเอกสารประกอบการบรรยาย  และรู้วิธีการนำเสนอที่สามารถดำเนินเรื่องไปยังสไลด์ในหน้าต่าง  รวมทั้งการเน้นจุดสำคัญในเนื้อหาของสไลด์ที่กำลังบรรยายให้เข้าใจได้มากยิ่งขึ้น

   










ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น